Theo kế hoạch, việc tổ chức hội nghị đối thoại hướng tới mục tiêu tăng cường hiệu quả công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC; đồng thời tạo kênh thông tin hai chiều giữa chính quyền với người dân và doanh nghiệp. Qua đó, các cơ quan chức năng có thể nắm bắt kịp thời những phản ánh, kiến nghị, từ đó chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế, góp phần xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại.
Một trong những điểm nhấn của kế hoạch là chú trọng đối thoại trực tiếp, dân chủ, cởi mở và mang tính xây dựng. Người dân, doanh nghiệp sẽ được tham gia phát biểu ý kiến, phản ánh những vấn đề còn bất cập trong quá trình thực hiện TTHC, đặc biệt là các thủ tục liên quan đến nhiều lĩnh vực như đất đai, thuế, an ninh trật tự, dịch vụ công… Các ý kiến, kiến nghị sẽ được lãnh đạo UBND xã và đại diện các phòng, ban chuyên môn trực tiếp giải đáp, bảo đảm rõ ràng, cụ thể, đúng trọng tâm và có tính khả thi.
Hội nghị dự kiến được tổ chức theo hình thức gặp gỡ, đối thoại trực tiếp giữa Chủ tịch UBND xã với người dân, doanh nghiệp trên địa bàn, với 2 đợt vào quý II và quý III năm 2026.
Để hội nghị đạt hiệu quả thiết thực, UBND xã giao Văn phòng HĐND và UBND xã làm cơ quan thường trực, có trách nhiệm tổng hợp ý kiến, phân loại nội dung theo từng lĩnh vực, phối hợp với các đơn vị chuyên môn chuẩn bị nội dung giải trình. Các phòng, ban liên quan được yêu cầu rà soát toàn bộ quy trình giải quyết TTHC thuộc lĩnh vực phụ trách, đặc biệt là những hồ sơ chậm trễ hoặc có phản ánh chưa tốt, từ đó chuẩn bị đầy đủ tài liệu, căn cứ pháp lý để trả lời, hướng dẫn người dân, doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền cũng được đẩy mạnh nhằm giúp người dân, doanh nghiệp nắm rõ mục đích, ý nghĩa và thời gian tổ chức hội nghị, khuyến khích tham gia đóng góp ý kiến. Trung tâm Dịch vụ tổng hợp xã sẽ thông báo rộng rãi trên hệ thống truyền thanh và các nền tảng thông tin của địa phương trước thời điểm diễn ra hội nghị.
Thông qua hoạt động đối thoại, xã Xuân Mai kỳ vọng nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và đội ngũ cán bộ, công chức trong thực thi công vụ; đồng thời cải thiện chất lượng giải quyết TTHC, tăng mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những giải pháp quan trọng góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, tạo môi trường thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm an ninh trật tự trên địa bàn trong năm 2026 và những năm tiếp theo.